在云技術(shù)和云端服務(wù)崛起之前，企業(yè)線上會(huì)議系統(tǒng)需要采購(gòu)高成本的硬件，部署復(fù)雜的基礎(chǔ)架構(gòu)。近年來(lái)，釘釘、阿里云、網(wǎng)易、騰訊、華為、百度等互聯(lián)網(wǎng)科技大廠紛紛把技術(shù)投入到線上會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)景，基于云計(jì)算的云會(huì)議、線上會(huì)議、元宇宙會(huì)議活動(dòng)基礎(chǔ)服務(wù)平臺(tái)應(yīng)用而生。會(huì)議活動(dòng)主辦方只需要搭建一個(gè)云會(huì)場(chǎng)，分會(huì)場(chǎng)或場(chǎng)外參會(huì)嘉賓只要通過(guò)一臺(tái)筆記本電腦、手機(jī)或PAD平板電腦設(shè)備就可以參與會(huì)議，從而大幅降低了線上會(huì)議落地門(mén)檻。杭州數(shù)字會(huì)議服務(wù)公司伍方2017年成立數(shù)字會(huì)議研究院，參與會(huì)議活動(dòng)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制定，同網(wǎng)易、釘釘、百度希壤、騰訊視頻會(huì)議等線上會(huì)議底層服務(wù)商進(jìn)行戰(zhàn)略合作，融合云服務(wù)公司的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和伍方數(shù)字會(huì)議服務(wù)的行業(yè)優(yōu)勢(shì)，推出了云簽約、線上年會(huì)、線上發(fā)布會(huì)、線上論壇峰會(huì)、線上研討會(huì)、線上展覽、線上評(píng)選比賽活動(dòng)等多種類型線上會(huì)議解決方案，專業(yè)的線上會(huì)議流程安排和統(tǒng)籌管理、新潮的云會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)搭建、強(qiáng)大的線上會(huì)議互動(dòng)功能、豐富的線上會(huì)議小游戲、萬(wàn)人同時(shí)在線保障，針對(duì)性的策劃特色創(chuàng)意線上會(huì)議方案，全力滿足主辦方超過(guò)300人的線上會(huì)議、500人線上會(huì)議、1000人線上會(huì)議、10000人線上會(huì)議。

▲伍方線上會(huì)議解決方案

受新冠疫情影響，很多政務(wù)、商務(wù)服務(wù)加速布局和推進(jìn)數(shù)字化和遠(yuǎn)程化，線上會(huì)議開(kāi)始風(fēng)行起來(lái)。在本文小編將為讀者具體講解如何舉辦線上會(huì)議？

▲線上評(píng)選會(huì)議活動(dòng)投票環(huán)節(jié)

線上會(huì)議流程詳解

一、統(tǒng)籌規(guī)劃會(huì)議內(nèi)容、確定會(huì)議目的和主題

首先，要明確本次會(huì)議的主要目的，會(huì)議的主題是什么，是進(jìn)行產(chǎn)品品牌公關(guān)宣傳，還是希望對(duì)參會(huì)者流量進(jìn)行留存和轉(zhuǎn)化。例如云會(huì)場(chǎng)簽到、轉(zhuǎn)發(fā)會(huì)議通稿、關(guān)注公眾號(hào)、注冊(cè)小程序會(huì)員、咨詢服務(wù)、試用或訂購(gòu)產(chǎn)品、報(bào)名參加下一場(chǎng)講座等等。然后，策劃一個(gè)鮮明的線上會(huì)議主題和有創(chuàng)意的線上活動(dòng)方案。最后，根據(jù)線上會(huì)議方案需要，確定云會(huì)場(chǎng)布置風(fēng)格，對(duì)于有實(shí)景線下會(huì)場(chǎng)需求的需要選擇租賃會(huì)議場(chǎng)地，設(shè)計(jì)搭建實(shí)景會(huì)場(chǎng)。

▲2021中國(guó)醫(yī)院質(zhì)量大會(huì)線上會(huì)議系統(tǒng)

二、選擇會(huì)議平臺(tái)

一個(gè)好的會(huì)議平臺(tái)是線上會(huì)議服務(wù)的重要保障之一，伍方云會(huì)議平臺(tái)在保障技術(shù)的同時(shí)，注重會(huì)務(wù)流程把控、會(huì)議內(nèi)容呈現(xiàn)效果。云會(huì)場(chǎng)技術(shù)架構(gòu)師，在明確會(huì)議需求和方案后，開(kāi)始對(duì)接制作各種會(huì)議物料，如會(huì)議主視覺(jué)、云會(huì)場(chǎng)海報(bào)、宣傳視頻、暖場(chǎng)音樂(lè)、嘉賓名單、游戲輪次、獎(jiǎng)項(xiàng)名稱等等，按照會(huì)議流程著手搭建云會(huì)議各個(gè)會(huì)議環(huán)節(jié)的場(chǎng)景、人員物料的配置，如主持人開(kāi)場(chǎng)白、嘉賓研討、簽約儀式、頒獎(jiǎng)授牌、抽獎(jiǎng)、游戲互動(dòng)、表演等的場(chǎng)景布置，并和甲方場(chǎng)控人員制定執(zhí)行危機(jī)處置預(yù)案。力求以滴水不漏的作風(fēng)，通過(guò)合理設(shè)置、認(rèn)證彩排測(cè)試，把線上會(huì)議流程優(yōu)化到最好，把會(huì)議的視覺(jué)美、會(huì)議故事線的創(chuàng)意性、互動(dòng)游戲的趣味性等安全、穩(wěn)定、精彩的呈現(xiàn)出來(lái)。在會(huì)議活動(dòng)執(zhí)行中，伍方會(huì)安排多名活動(dòng)執(zhí)行人員全程對(duì)主會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)狀況進(jìn)行監(jiān)控，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)干預(yù)處置。

三、選擇線上會(huì)議直播軟件

線上會(huì)議和線上會(huì)議直播直接相關(guān)，線上會(huì)議前身即是從線上直播、線上視頻演變而來(lái)，一般線上會(huì)議都要通過(guò)會(huì)議直播平臺(tái)，把“主會(huì)場(chǎng)”或“主會(huì)場(chǎng)+分會(huì)場(chǎng)”實(shí)時(shí)場(chǎng)景快速、穩(wěn)定、流暢的推送出去。線上會(huì)議對(duì)直播要求無(wú)外乎“高穩(wěn)定”、“低延遲”，目前市面上直播平臺(tái)眾多，如微贊、釘釘、ZOOM、目睹、云犀、微吼、維妥、直播眼、云視、百家云、神策，技術(shù)體驗(yàn)良莠不齊，杭州數(shù)字會(huì)議服務(wù)公司伍方優(yōu)選微贊、釘釘、網(wǎng)易多家直播平臺(tái)戰(zhàn)略合作，通過(guò)會(huì)議直播軟件、推流服務(wù)器把會(huì)議視頻音頻信號(hào)脫敏處理后分發(fā)推送到各大直播平臺(tái)。

▲線上會(huì)議便攜式多網(wǎng)疊加高清直播推流編碼器

四、線上會(huì)議的營(yíng)銷推廣方法

市面上線上會(huì)議的宣傳需求的營(yíng)銷推廣方案較少，如何在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后分階段進(jìn)行針對(duì)性推廣尤為重要。比如，在會(huì)前使用傳統(tǒng)新聞媒體、百家號(hào)、公眾號(hào)、小紅書(shū)、抖音等新媒體號(hào)（含視頻號(hào)）、搜索引擎、垂直行業(yè)門(mén)戶……多渠道進(jìn)行會(huì)訊推送，通過(guò)活動(dòng)預(yù)熱在輿論上掀起第一個(gè)宣傳高潮，達(dá)到曝光品牌、提高參會(huì)者報(bào)名及預(yù)訂、購(gòu)買(mǎi)的數(shù)量。在會(huì)議中，邀約媒體采訪報(bào)道，在抖音、快手、微博、微視等平臺(tái)接入直播，制定策略、鼓勵(lì)參會(huì)者及大眾分享直播鏈接，裂變獲取觀眾用戶。在會(huì)后，進(jìn)行亮點(diǎn)盤(pán)點(diǎn)、成果總結(jié)，編輯新聞及視頻素材，再次進(jìn)行多渠道推送。

▲阿里線上年會(huì)互動(dòng)游戲——拆幸運(yùn)盲盒

五、會(huì)議數(shù)據(jù)追蹤分析

一場(chǎng)線上會(huì)議舉辦的效果如何，在復(fù)盤(pán)、總結(jié)會(huì)議環(huán)節(jié)要通過(guò)各方面的數(shù)據(jù)來(lái)加以說(shuō)明。伍方線上會(huì)議服務(wù)解決方案提供在線參會(huì)者行為跟蹤、內(nèi)容點(diǎn)擊熱力圖、用戶停留時(shí)長(zhǎng)、簽到報(bào)表、互動(dòng)游戲結(jié)果報(bào)表、投票結(jié)果報(bào)表、直播同時(shí)在線人數(shù)及系統(tǒng)壓力趨勢(shì)圖等多種直觀的數(shù)據(jù)。

綜上所述，舉辦線上會(huì)議不僅要求策劃一個(gè)出彩的會(huì)議方案和較高的設(shè)計(jì)水準(zhǔn)外，還對(duì)線上會(huì)議平臺(tái)和會(huì)議直播軟件的功能性、穩(wěn)定性有很高的要求。另外，在線上會(huì)議統(tǒng)籌、云會(huì)場(chǎng)設(shè)置、會(huì)議彩排和活動(dòng)執(zhí)行上也要求服務(wù)人員有很高的專業(yè)度和應(yīng)急處置能力。當(dāng)然，線上會(huì)議形式多樣，有純線上會(huì)議、“線上+線下”會(huì)議、多地多人線上互動(dòng)直播會(huì)議等，具體還要數(shù)字會(huì)議服務(wù)公司（mails.wartz.cn）根據(jù)線上會(huì)議主辦方具體需求為線制定解決方案。